購買要求フォームは、注文が必要なアイテム、数量、および納期を購買部門に通知するためにユーザー部門または倉庫担当者が生成した文書です。ビジネスからの購入は、要件の収集から始まります。
それらがコンパイルされた後、購入部門に通知する必要があります。購入依頼書は、それらの要件のリストを含む文書です。詐欺を防止するために、部門のマネージャーは通常、サプライヤーに直接注文したり、会社に代わって購入することはできません。
代わりに、実際に外部ベンダーに注文するのは、購買部門と呼ばれる別の部門です。さまざまな部門のマネージャーは、購入要求フォームを使用して、購入する必要のある資料をこの部門に通知します。
発注書と発注書は、会社が業務に必要な品目を取得し、発注プロセスを社内外で標準化する過程で重要なドキュメントです。
タイプ
購買依頼のポイントは以下のとおりです。
・資材一覧の取得を購買部門に依頼する。
-購入組織の承認が必要です。
-内部文書です。つまり、組織内に残ります。
以下のタイプの調達の購買依頼を作成できます。
標準
製造プロセスおよびオフィスの消耗品およびその他の資産の両方について、サプライヤからサプライ品および材料を入手するため。
アウトソーシング
仕入先に原材料を供給し、最終製品を得る。
委託
会社の施設とサプライヤーに保管されている材料を入手すると、その代金が支払われます。
転送
同じ組織内の別の部門またはエリアから資料を入手するため。
外部サービス
プラントメンテナンスの実施など、サードパーティプロバイダーのサービスを受けるため。
詳細については？
購買依頼を構成する基本コンポーネントは次のとおりです。
-文書の識別を可能にする要求の番号。事前に印刷する必要があります。
-要求部門。
-要求の日付と要求された配達日。
-求人を作成する人の名前と、対応する承認を行う人の署名。
-データが不正確にならないように、要求されたアイテムを詳細に説明する必要があります。金額は正確でなければなりません。必要な単位（キロ、リットル、単位など）を配置することが非常に重要です。
-購入を承認する、または承認しない購買部門マネージャーの署名。
-見積もりがサプライヤーから既に要求されている場合は、それらを購買依頼に添付する必要があります。
購買申請プロセス
組織は、購買要求プロセスを使用して、サプライ品の注文を行い、追跡します。これらは、原材料からオフィス家具など、何でもかまいません。
部門のマネージャーは、資材が不足していると判断すると、上記のフィールドを含む購入申請書に記入します。
購買要求は、企業部門が購買部門に送信するフォームであり、外部ベンダーに注文したいアイテムがリストされています。
このプロセスにより、ユーザーは注文を行い、監督者の承認を受け、さらに最も重要なこととして、サードパーティベンダーが価格見積を提出できるようになります。
購入マネージャーがこのプロセスで購入要求を受け取ると、ソースユーザーが送信したすべての情報を確認できます。マネージャは、要求が承認されるかどうかを選択するだけです。
承認されなかった場合は、決定の理由を記入するボックスがあり、要求した部門にこの決定について通知されます。ただし、マネージャーが承認した場合、次のステップはサプライヤーに見積もりを要求することです。
重要性
購入プロセスを開始
時々、会社の部門には資料が必要になります。購入要求により、購入プロセスが開始されます。購買部門はドキュメントの強さに応じて行動します。
問題がある場合、この文書は、部門が特定の通信を使用して供給品を注文したことの証拠となります。
制御ツールです
適切な制御がない場合、スタッフは個人使用の資料を要求する可能性があるため、詐欺に巻き込まれる可能性があります。
購入依頼書には、詐欺行為が行われないようにするための対策があります。要求は、その正確さと必要性を確実にするために、いくつかの手を通らなければなりません。
ビジネスを保護する
購買依頼の注文が整うと、詐欺の可能性が回避されます。会社の資産も保護されています。
購入プロセスの一元化
組織が購買部門を通じてすべての要求を一元的に実行する必要がある場合、プロセス全体を管理するのは簡単です。
購入者が購入をバンドルし、組織の購入力を活用してより良い条件を交渉できるようになったため、購入者にもメリットがあります。
例
例1
リクエスト番号：00455
日付：2018年5月15日
申請者の名前：Annaliese Corvo
役職：研修監督者
部署：人材育成
依頼理由：2018年7月16日から20日までの週に実施されるトレーニング「品質保証」では、以下の記事を使用する必要があります。
-フリップチャートマーカーの01ケース。
-鉛筆12本。
-01フリップチャート、20枚の白いシート：幅1メートルx長さ1.5メートル。
-12の通常サイズのシングルラインノートブック。
-ホワイトボード用の06色のマーカー。
-消しゴム12個。
-12の青いインクペン。
文房具の仕入先から受け取った2つの見積もりが添付されています。
承認者：Alberto Moreno
役職：人事マネージャー
人事管理
例2
Confecciones Tely、SAの製造部門は、さまざまな材料を注文し、購入申請書に記入する必要があります。このフォームは、これらの消耗品が必要であることを購買部門に通知します。
購買部門は、受け取った要求を承認または拒否できます。承認されると、注文書が作成されます。
発注書は、製品を購入するためにベンダーに送信されます。サプライヤは、請求書を使用して製品を製造および配送します。
受領部門は製品を受け取り、受領レポートを経理部門に配信します。
すべてのドキュメントが準拠している場合、会計領域は請求書の承認をレジ係に発行し、サプライヤーに支払いができることを示します。
参考文献
- ビジネス辞書（2018）。購買依頼。引用元：businessdictionary.com。
- MyAccountingCourse（2018）。購買依頼とは何ですか？取得元：myaccountingcourse.com。
- 森の時間。購買依頼と発注書の違い。中小企業-Chron。smallbusiness.chron.com。
- ダニ・ハオ（2018）。購買依頼とは何ですか？なぜそれがあなたのビジネスにとって重要なのですか？調達。取得元：blog.procurify.com。
- チュートリアルポイント（2018）。 SAP MM-購買依頼。取得元：tutorialspoint.com。