正式な文字に含まれるデータは、明らかに可能な限り所望のメッセージを発現するように設計されています。彼らは見出し、手紙の本文、結論、別れ、そして署名です。
手紙は、お互いを知っているかどうかは分からないが、その関係は相互の尊重に基づいている人々または当事者間のコミュニケーションの手段です。したがって、このタイプのコミュニケーションで使用される言語は、そのすべての部分で正式で礼儀正しいです。
正式な文字で表示される一連の基本データがあります。このようにして、それを受け取る人はだれにでも、何が伝えられているかについて正確で明確な情報を得るでしょう。
正式な手紙の5つの基本的な事実
1-ヘッダー
レターヘッド（送信者のデータ）、場所と日付、受信者の名前と挨拶に細分されます。
手紙が会社または機関によって作成された場合、通常はレターヘッド文房具が使用されます。レターの差出人を識別するレターヘッドも印刷できます。
次に、それが書かれている都市と日付が表示されます。これは通常、右マージンにあり、次のように分類されます。数字の日、文字の月、および4つの数字を示す年。
次の行は、受信者の名前に属します。これは、職位、職業、教育のレベル、貴族の肩書き、または治療を示す必要があります。例：教授、医者、エンジニア、大統領、市民、ミス。
最後に、心からの挨拶。
2-手紙の本文
最初に、件名は礼儀正しく、「非常に丁寧に」または「まず第一に非常に心からの挨拶を受け取ります」などの表現で、正式な方法で紹介する必要があります。
本文には、対処すべき問題が何であるかが記載されており、複数の段落を含めることができますが、正式な手紙はその内容が非常に正確でなければならないことを常に心に留めておく必要があります。一般的に短いほど良いです。
3-結論
通信を正式に却下する前に、手紙の本文を要約するために使用できます。それはその内容を強調する方法です。
4-さらば
これは通常、1行または2行に渡って短く、与えられた注意の手紙に感謝することで終わります。
「あなた」または「あなた」の扱いは、受信者を正式に指すために使用され、何らかの結果または応答が予想されることを示し、彼または彼女にアドレスするときに感謝を示します。
例：「このリクエストに回答するかどうかはあなた次第です」、「誠実に」、「それ以上の参照なしで」。
5-署名
送信者のデータは、通信の発行の責任者または担当者として配置されます。署名のおかげで、多くのレターリーダーは彼らに信頼性を与えます。
ただし、すべての文字が送信者の署名で終わるわけではありません。場合によっては、文字がPD、Cc、XX / xxなどのイニシャルで終わることがあります。
PDで終わる手紙は追記を指し、手紙の結論以外に覚えたり検討したりすることが重要なものがあることを示しています。
一方、「Cc」は、その手紙が別の人物、当局、会社、機関にコピーされたことを示します。
最後に「XX / xx」があります。これらの文字は、文字を口述または筆記する人の大文字のイニシャル、および文字を筆記または筆記する人の小文字のイニシャルに従います。
参考文献
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- ModeloCarta.net。 （2017年10月12日）。 ModeloCarta.net。 Modelocarta.netから取得