対応ユニットは、分類レコードを受け取り、ワークステーションであり、中央異なる部門間の組織のすべてのメンバーのための内部および外部の通信およびドキュメントを配信します。その目的は、受信者に効率的、迅速かつ最良の状態で配信されることを保証することです。
民間および公的機関または企業は、この文書管理プログラムを実装して、通信管理プロセスを合理化します。これは、組織のダイナミクスに統合され、会社の目的の達成を可能にするプロセスです。
通信ユニットは、企業内の情報の効率的かつ迅速な配信を保証します。出典：pixabay.com
古いアーカイブからデジタル時代に至るまで、この部門の編成方法には、関心のあるドキュメンタリー情報への容易なアクセスを可能にし、制御レコード、ファイル、手順マニュアル、およびすべての履歴を保護する目的があります。物理的および/またはデジタル形式の会社。
現在、物理ファイルが消える傾向があり、紙の消費が回避されるため、環境管理にプラスの影響を与えたドキュメント管理を加速するために開発されたソフトウェアがあります。
同様に、イントラネットとエクストラネットを介した通信の配信または受信は、より動的で迅速になります。
特徴
通信ユニットは、提供されるビジネスまたはサービスに固有の情報を含む通信を文書化、整理、および効率的に配布するための特定の機能と、管理および組織活動をサポートするためのすべての重要な文書を備えています。
連絡文書単位の特定の機能には、以下が含まれます。
-ドキュメントの入力と終了を制御します。
-対応するエリアにコミュニケーションを配布します。
-内部および外部で生成された通信と通信を処理します。
-ドキュメントをスキャンします。
-会社のドキュメンタリー基金のドキュメントを注文、分類、説明します。
-ドキュメンタリー作品の保存と管理。
-生成または受信された連絡に連続番号を割り当てます（ファイリング）。
-保持する必要があるドキュメントと通信を選択し、中央アーカイブに転送します。
構造
通信ユニットは、会社または機関の規模と特性に従って編成されます。それは一般的に2つのサブユニットに分割された本社に依存しています。1つは入口用で、もう1つは出口用です。
各サブユニットには、内部および外部の通信の両方に関連するすべての管理と制御を目的とした特定の機能があります。これらのタイプのユニットは、次のように構成されています。
リーダーシップ
文書の作成、配布の方法、通信の送受信、部門のメンバーの割り当てを合理化、標準化、規制する規制とポリシーを定義します。つまり、ドキュメントとアーカイブの管理プロセスとその効率的なシステム化を協調して調整します。
一致するサブユニット
同社が定めた方針・規制に基づき、文書管理分野での流通・管理手法の実施を担当。これは次のように分かれています。
インバウンド対応
それらは到着し、機関のさまざまな部門に送られる文書です。このエリアで書類を受け取ります。領収書の受領を封印する前に、次のことを確認する必要があります。
-彼らは確かに機関や会社を対象としています。
-問題は、機関または会社に固有です。
-彼らは正式に封印され、署名されています。
-別館がある場合、それは完全です。そうでない場合は、書面または口頭で発行者に直ちに申し立てを行う必要があります。
・サブユニットのスタンプには受領日時が記載されています。
制御と配信
次に、送信する必要がある部門に対応する記号を配置することにより、ドキュメントを分類します。登録は、受領日、宛先の部署、登録管理番号、元の送信者のデータなどの主要管理データに従って実行されます。
この文書化と分類の段階の後で、各部署または機関に連絡を送ることからなる配布が実行されます。当該部門は受領と同意の確認の印を付けることを続行します。
文書が機関に宛てられていないか、その能力の範囲内にないと判断された場合、文書は正当な説明とともに元の送信者に返送されます。
アウトバウンド対応
この領域は、会社または機関の各部門から通信や文書を受け取り、目的地に応じて整理する責任があります。次のことを確認すると、適切なチャネルを介してディスパッチされます。
-文書は機関紙に書かれている必要があります。
-書類には署名が必要です（オリジナルとコピーの両方）。
-附属書を添付する必要があります。
-受信者と住所の詳細が正しいこと。
-チェックアウトとチェックアウトは、日付とコードが表示されている必要があります。
出荷について確立されたデータと特性を確認および承認した後、受領の証明を付与します。
このエリアは、配送先（配送方法は郵送、個人的または直接、交換など）に応じて分類された後、発送先に配達されます。
封筒にはラベルが付けられ、封筒に含まれるドキュメントは、発送の方法に応じて、配送管理または請求書で識別されます。受領証として、スタンプと署名がなされた書類のコピーを返送してください。
最後に、チェックアウトを実行して管理を確立するために、アルファベット順、数値順、テーマ順、または年代順にファイルされます。
重要性
通信ユニットは機密性が高く機密性の高い領域です。機関内外の関係とコミュニケーションが効果的かつタイムリーに行われるかどうかは、これにかかっています。
通信ユニットの重要性は、機関または会社の記憶を構成する文書の保存、保管、および保存を保証しなければならないのはこれであるという事実にかかっています。
主な目的は、エンティティー内で処理される書面の情報へのアクセスをタイムリーに提供することです。
参考文献
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