会社の手順のマニュアルは、作業タスクを完了する方法 、 または職場で発生した特定の状況に対処する方法に関する段階的な指示をリストした書面の文書です。会社のベストプラクティスと主要なビジネスプロセスの説明が含まれています。
このマニュアルには、作業が行われることが期待される方法と基準も含まれています。手順マニュアルの作成は、会社を成長に向けて導き、トレーニングを簡素化し、拡張する能力を促進するのに役立ちます。
このマニュアルは、手続き型管理ソフトウェアを使用して、3リングバインダー、ネットワーク共有ドライブ上のフォルダー、またはオンラインで公開された自動バージョンにすることができます。誰もが手順マニュアルの構成と、誰かが必要なときにどこにあるのかを理解する必要があります。
手順書を作成するには、特定のプロセスに含まれる手順を明確に理解する必要があります。ビジネスが成長するにつれて、新しい手順が必要になります。手順マニュアルは、手順のライブラリと考えることもできます。
マニュアルには、新しい操作手順のテンプレートとして使用できるサンプル手順が含まれています。組織のすべての従業員は、会社のポリシーと手順について教育を受ける必要があります。彼らは常に手順書にすぐにアクセスできるべきです。
それは何のため？
適切に作成された手順書を使用することで、企業は新入社員のトレーニングをより効果的に促進できます。
トレーニングに加えて、手順マニュアルは現在のチームメンバーに使用頻度の低い手順について学習するためのリソースを提供し、品質管理を維持しながら正しい手順で確実に実行されるようにします。
従業員は彼らに何が期待されるかを理解しなければなりません。スーパーバイザは、ビジネスプロセスを管理するための手順マニュアルを必要としています。標準を文書化することで、成長、品質、顧客満足度にとって何が重要かを伝達します。
機能領域に影響を与えるポリシーと手順を通じて、最前線の従業員は効果的で時間を節約する決定を行うことができます。
効果的な手順マニュアルは、部門間のコミュニケーションに適切な方法を提供し、スタッフが一緒に作業して、不必要な監督の関与を必要とせずに日常のビジネス問題を解決できるようにします。
手順マニュアルの目的は、会社のフォームとコミュニケーション手段の両方を反映するように異なるコンテンツを編成し、サービスを実行したり、製品を最低コストで、最短の時間で製造できるようにすることです。
これには、従業員の仕事の満足度とモチベーションを高く保つという追加の利点があります。
どうやって作るの？
手順マニュアルを作成する前に、ポリシー、コアプロセス、手順の違いを理解することが重要です。
-ポリシーは、組織のリーダーシップによって策定および適用される一連の基本原則と関連するガイドラインであり、長期的な目標の追求におけるその行動を方向付け、制限します。
-基本プロセスは相互に依存し、リンクされた一連の手順であり、各段階で1つ以上のリソース（従業員時間、エネルギー、機械、お金）を消費して、入力を製品に変換します。これらの結果は、既知の目標または最終結果に到達するまで、次のステージへの入力として機能します。
-手順は、一連のアクティビティまたは固定された一連のアクションであり、タスクを正常に完了するために同じ順序で実行する必要があるステップ（明確に定義された開始点と終了点を含む）によって定義されます。
コアプロセスを定義する
会社が持っているすべての中央プロセスを考慮する必要があります。まず、手順マニュアルでどのプロセスの概要を示し、マッピングするかを定義し、含めたいすべての手順の概要を作成します。
すべてのプロセスがリストされているわけではありませんが、最も基本的で重要なプロセスを確立することが重要です。たとえば、レストランは特定の料理を作る方法のコアプロセスを定義するかもしれませんが、レストランのクリーニングプロセスも同じくらい重要です。
マッピング後に手順マニュアルに統合できるように、カバーする必要があるコアプロセスのリストを作成する必要があります。アウトラインはガイドとして機能し、マニュアルの作成が開始されたときにタスクが残っていないことを確認します。
紹介を書く
マニュアルに含まれる内容の簡単な説明を含めます。これは、マニュアルを使用するユーザーに直接届きます。マニュアルを使用するときに読者が期待できること、およびマニュアルを使用する最良の方法です（つまり、 「または」を参照して、必要に応じて手順を見つけるための参照として使用してください。
各プロセスのフローチャートを確立する
各プロセスは、それを完了するために必要なステップまたはタスクによって定義されます。ステップが欠落していると、注文が失われたり、遅れたり、最終製品に欠陥がある可能性があります。フローチャートを確立すると、ワークフローが定義されます。
マニュアルを完了するには、一度に1つのプロセスから開始する必要があります。アウトラインの最初のプロセスから開始します。プロセスを完了するために必要なステップの概要を示した後、戻って各ステップの詳細を書き留めます。
各手順が明確で簡潔であることを確認してください。各手順では、誰もが指示に従うのに十分な詳細を提供する必要があります。
たとえば、インターネット上の要件によって販売プロセスの手順を作成しているとします。最初に、見込み客が情報を要求した後に電話、電子メール、またはテキストメッセージで最初に連絡する方法のフローチャートが作成されます。
最初に見込み顧客に連絡できなかった場合、営業チームがフォローアップする回数が計算され、連絡先ごとに特定のスクリプトが使用されます。
顧客に連絡するとき、顧客が製品を購入したか、待つかどうかに応じて、一連のフォローアップだけでなく、別のスクリプトが割り当てられます。
手順を他の人に読んでもらう
同僚またはあなたが知っている誰かにそれを読んでもらい、書かれているとおりに指示に従うことが重要です。完了できなかった、または理解できなかったステップがある場合、この担当者は貴重なフィードバックを提供できます。
手順はコメントに基づいてデバッグされます。指示を書き直したり、編集したり、何かを追加したりする必要があるかもしれません。
チェックリストとフォームを作成する
どのプロセスでも、チームメンバーがフォームまたはチェックリストをたどる方が簡単です。そのため、マッピングされたプロセスに基づいて、詳細なテンプレートを開発する必要があります。
顧客が入力するときに特定の情報を収集する必要がある場合は、テンプレートに必要なすべての情報が簡潔な方法で含まれていることを確認する必要があります。
特にクライアントが向かい側に座っている場合は、チームメンバーが手順が示すすべてを覚えているとは限りません。チェックリストとフォームは、フローチャートとプロセスのステップの付録として統合する必要があります。
それを手順書に統合する
フローチャートが各プロセスに割り当てられ、すべてのサポートドキュメントテンプレートが作成された後、それらは完全な手順マニュアルに統合されます。マニュアルは部門ごとに編成されています。
たとえば、手順書には「販売」、「作業」、「配布」というセクションがある場合があります。各セクションは、その部門のコアプロセスに分割されます。通常、製品の全体的な配信で各コアプロセスが実行される順序で行われます。
「配布」セクションでは、「注文を取得する」、「配達用パッケージ」、「配送」、「追跡」など、いくつかの主要なプロセスを行うことができます。
手順書は目次で構成され、各手順は太字のタイトル見出しで明確にリストされています。
タイトルページには、マニュアルの名前、目次、概要、および手順が目次に含まれています。
チームメンバーがマニュアルを簡単に確認して部門内の関連手順を見つけるのに役立つタブを配置することもできます。
最後に、コピーを作成して配布します。継続的なフィードバックを奨励し、必要に応じてマニュアルを更新します。マニュアルは、ポリシーと手順を使用して、各機能場所の指定された領域で利用できる必要があります。
例
-ハンバーガーを特定の方法で調理するためのマニュアル。
-火災、地震、自然災害が発生した場合の対処方法に関するマニュアル。
-顧客の苦情や攻撃的な顧客への対処方法に関するマニュアル。
・人選プロセスをマニュアルで実施。
-レストランでの働き方を知るためのマニュアル。
参考文献
- キンバリー・レナード（2017）。標準の操作手順マニュアルを作成するにはどうすればよいですか？中小企業-Chron。smallbusiness.chron.com。
- クリス・アンダーソン（2017）。ポリシーと手順マニュアルとは何ですか？ビズマヌアルズ。bizmanualz.comから取得。
- Bizfluent（2017）。手続きマニュアルの定義。bizfluent.comから取得。
- クリス・アンダーソン（2017）。手順マニュアルの目的は何ですか？ビズマヌアルズ。bizmanualz.comから取得。
- テンプレートラボ（2018）。37最高の標準運用手順（SOP）テンプレート。次から取得：templatelab.com。
- グレッグ・マルセロ（2017）。標準の操作手順書を作成するための8段階のガイド。ラーン。取得元：blog.lern.org。