書面によるコミュニケーション：特性、タイプ、要素 - 文献 - 2025

書かれた通信が書かれたコードを利用した相互作用のいずれかの種類です。それは口述の同じ言語システムに基づいていますが、その特性は異なります。したがって、他とは異なり、書かれたフォームは完全に従来のものです。これは、言語によって確立された規則に従って、定義されたパターンに従う必要があります。

一方、書面によるコミュニケーションは、人間間の形式的なコミュニケーションの最も一般的な形式であり、さまざまな種類の社会的機能を果たします。その用途の中でも、さまざまなタイプのイベントを文書化したり、対人関係を実行したりするためによく使用されます。

さらに、その最も重要な特徴のもう1つは、送信者と受信者が同じ空間と時間に存在する必要がないことです。したがって、メッセージは遅延して受信され、ライター（送信者）とリーダー（受信者）のやり取りは非常に制限されます。

一方、書面によるコミュニケーションは、本質的に意識的な努力を必要とする創造的な活動です。この努力は、心によって生み出された刺激から来ています。

この点で、感覚受容器によって外側から拾われる経口のものとは異なります。一方、執筆は、内部の知的活動からのものです。

特徴

メッセージの受信の遅延

書面によるコミュニケーションの特徴の1つは、時間的要因に関連しています。対面のコミュニケーション状況では、送信者の暗号化されたメッセージは即座に受信者によって受信されます。

しかし、書面によるコミュニケーションでは、常に遅延があります。一般に、この遅延には固定の時間制限はありません。

限られたサイクル

通信サイクルは4つの基本的な通信要素で構成されています。送信側、通信チャネルと一緒のメッセージ、受信側、応答または応答です。メッセージの受信が遅れるので、書面による通信のサイクルはより制限されます。

ただし、コミュニケーションと情報の新しい進歩により、多くのチャネルでは、サイクルの最後のステップ（フィードバックまたは応答）を対面コミュニケーションとほぼ同時に完了することができます。これらの例は、インスタントメッセージングサービスです。

冗長性のための小さなスペース

書かれた記録は冗長性の可能性を制限します。口頭でのコミュニケーションでは、ジェスチャーとイントネーションなどの言語的要素が言語をサポートします。

これは、書面によるコミュニケーションには当てはまりません。このため、要求のレベルが高くなり、発行者はより正確に単語を使用する必要があります。

実際、書面によるコミュニケーションは高い社会的価値を持っています。この評価は、単語の繰り返しと同じ構文パターンの使用によって減少します。ここでは独創性と形式的な革新さえも行き渡っています。

事前計画

一般的に、書面によるコミュニケーションは即席の行為ではありません。執筆は、多くの条件または要件を満たしています。その中でも、効果的なコミュニケーションが求められる場合は、メッセージ全体の内容とその内部の明瞭さを明確にする必要があります。

これを行うには、発行者はテキスト編成スキームを持っている必要があります。テキストが進むにつれて、メッセージのすべての要素が連結され、意味のある関連するアイデアが得られます。

タイプ

書面によるコミュニケーションの種類については、人間の行動には複数の多様な分野があります。このようにして、一部（電報）が消え、その他（電子メールなど）が現れるたびに。これらの一部のみを以下で説明します。

メモ

メモは、組織のメンバー間で行われる社内の書面によるコミュニケーションの一般的な手段です。メッセージの特定の件名への礼儀と即時アクセスの最小限のフォームを備えた短いフォームレターフォームです。

このタイプの通信では、一般に事前に確立された形式があります。遵守すべき主なルールには、正しい表現と個人的および階層的な尊重が含まれます。書く方法は直接的で、どんな種類の親しみも持たないものでなければなりません。

報告書

レポートは、書面によるコミュニケーションのもう1つのタイプです。それらは商業的、教育的、法的または科学的目的に使用できます。

レポートの性質と目的によっては、フォーマットがすでに確立されている場合があります。ただし、一般的には、レポートには簡単な紹介、主要な目的、結果が含まれている必要があります。

場合によっては、結果の理解を容易にするためにグラフと表が含まれています。同様に、多くのレポートには推奨事項のリストが含まれています。

パンフレット

パンフレットは、企業が自社の製品やサービスを紹介する出版物です。また、顧客訪問で営業担当者を支援するために掲載されます。

企業はさまざまな形やサイズのパンフレットを作成しています。一部のパンフレットはレターサイズですが、他のパンフレットは2つまたは3つのセクションに折られています。

一方、彼らは非常にカラフルで、彼らの主要な製品やサービスに豊富な画像が特徴です。パンフレットが簡単に読めるように、テキストは数が少なく、余白がたくさんあります。

メール

メールは現在、非常に一般的なコミュニケーション形式です。ドキュメントの送信、会議の開催、予定の確認、求職者への連絡に使用されます。さらに、それらは個人的な問題を処理するために使用されます。

その相対的な非公式性にもかかわらず、電子メールは特定の従来のルールに従う必要があります。この目的のために、その形式は、送信者、受信者、件名、およびメッセージを書き込む必要があるスペースにスペースを割り当てます。

非営利目的で使用されている場合でも、否定的な反応を避けるために従わなければならない特定の規則があります。それらの中では、名前とタイトルの正しい書き方、句読点の正しい使い方、文と段落の正しい配置について言及できます。

提案

提案書は、将来のプロジェクトを説明する文書です。これらは通常、1ページまたは2ページのみです。これらには、プロジェクトの特定の各タスクに関連するコストが含まれます。

印刷、郵送料、郵送費など、プロジェクトに直接関係のないその他の費用を含めることができます。

手紙

手紙は書面によるコミュニケーションの最も古い形式の1つです。手紙の件名は個人的なものでもビジネスのものでもかまいません。電子フォームが登場する前は、これらは非常に人気のあるコミュニケーション手段でした。電子メールのように、商業的に地味な形の礼儀と簡潔なメッセージが使われました。

しかし、個人的な手紙は彼らの執筆において慣習主義をあまり示さなかった。無料の治療は最小限でした。テーマの開発は、メッセージの送信者と受信者の都合によるものでした。ページ数は、両方の容量によって制限されていました。徐々に、これらは電子メッセージに置き換えられました。

電報

電報は、手紙を短く簡略化したものです。ここでは、礼儀式は最小限に抑えられ、省略されることもあります。メッセージのテキストは、可能な限り多くの単語を省略し、それを理解するために必要な最小限を維持して書かれています。

また、礼儀の形式は一般的に標準的で省略された形式でした（Mr. for Mr.、Mrs.、Mrs。など）。手紙のように、電子メディアの進歩に伴ってその使用は減少しています。

ファックス

これは、書かれたメッセージを電子的に送信する先駆的な方法でした。その書き込みと読み取りの両方が書かれた紙で行われたが、その送信は電子的手段によって行われた。電子メディアの使用の増加により、その使用は減少しています。

書面によるコミュニケーションの要素

一般的に、書面によるコミュニケーションの3つの主要な要素は、構造（コンテンツの形式）、スタイル（ライティング）、およびコンテンツ（テーマ）と見なされます。

構造に関しては、読者がトピックを理解するのに役立ちます。そのため、書き始める前に目的を明確にすることをお勧めします}。

スタイルに関連して、これは最初のインスタンスの発行者に関連しています。ただし、文書の潜在的な受信者を考慮することも重要です。場合によっては、簡単な語彙で短い文章や段落を使用する必要があります。時々、メッセージはもう少し長くて複雑にする必要があります。

最後に、トピックに関しては、非常に多様である可能性があります。人間の相互作用のすべての領域は、書面によるコミュニケーションの対象となります。これには、法律や手続きを通じて、科学から個人まですべてが含まれます。

利点

時間の永続性

書面によるコミュニケーションは、永続的な情報手段です。したがって、記録の保持が必要な場合に役立ちます。同様に、それは責任の正しい委任とルールと手順の確立において非常に重要です。一方、メッセージの繰り返しクエリが可能です。

制御メカニズム

時間内に永続する可能性のおかげで、書面によるコミュニケーションは制御ツールとして理想的です。制御シートまたは結果シート、法律、合意などは、この通信モードで最も一般的に処理されるドキュメントです。

保存

書面によるコミュニケーションは、高いレベルで保存されています。これにより、安全で耐久性があります。技術の進歩により、情報を保存する他の方法が可能になりました。しかし、現在まで、オリジナルの文書はその存在と独創性の最終的な証拠であり続けています。

より高い反射レベル

この媒体を使用する人々は書く前に効率的に反映します。メッセージを書くアクションの前には、常に、表現したいことの思考と定義のプロセスが続きます。書くこと自体も反射的なプロセスです。したがって、この通信モードは、送信の精度と精度に最適です。

歪みや解釈の可能性が少ない

書面による通信で送信されるメッセージでは、歪みの可能性が低くなります。この通信システムでは、情報は永続的に記録され、いつでも検証できます。したがって、情報の歪みや変更の可能性が低くなります。

一方、メッセージを誤って解釈する可能性は低くなります。疑問がある場合は、メッセージが完全に理解されるまで、必要な回数だけメッセージを読み直すことができます。

同様に、読み取りまたは再読み取りの速度は、メッセージの受信者の理解レベルに調整できます。このようにして、送信側と受信側の両方が同じコードを処理する場合、メッセージが希望どおりに到着することが保証されます。

短所

費用

書面によるコミュニケーションは経済的ではありません。資料（紙やインクなど）と、執筆の執筆と納品にかかる労力に関連する費用があります。これらのコストは、送信側と受信側の間の物理的な距離によっては増加する可能性があります。

効果的な理解能力

書面によるコミュニケーションを使用するには、言語と語彙を使用するための優れたスキルと能力が必要です。文章力の欠如とテキストの質の悪さはメッセージに悪影響を及ぼし、その効果的な理解を危険にさらしています。

フィードバック

書面によるコミュニケーションでのメッセージへのフィードバックは即時ではありません。このタイプの通信では、エンコードとデコードのプロセスが遅くなります。

使用するコードによっては、理解に時間がかかる場合があります。いずれにせよ、フィードバックは送信者ではなくメッセージの受信者の都合によるものです。

感情を表現する難しさ

反射媒体であるため、書面によるコミュニケーションで感情を表現することはより困難です。実際、この媒体を使用して美しさと感情を表現する詩人や芸術家は、扱いにくい技法を使用しています。成功する場合もあれば、アーティストの感情を伝えるという目的を満たさない場合もあります。

このタイプのコミュニケーションは、冷淡で非人間的なものとして知られており、言葉やジェスチャー機能を含むことができる他のコミュニケーション形態とは対照的です。このため、事実の正確さが重要である情報の送信でより頻繁に使用されます。

承認の遅延または不確実性

書面による通信方法では、メッセージの受信をすぐに確認することが困難になります。場合によっては、メッセージが目的の受信者に届いたかどうかを判断することさえ不可能です。

柔軟性の欠如

柔軟性の欠如は、文書によるコミュニケーションのもう1つの欠点です。元のメッセージが発行された後は、コンテンツをすばやく修正することはできません。

必要な変更は、メッセージの受信者が承認する必要があります。同様に、行われた各修正は、部分的であっても、メッセージ全体に影響します。

参考文献

1. Inc.（s / f）。文章のコミニュケーション。inc.comから取得。
2. Sehgal、MK（2008）。ビジネスコミュニケーション。ニューデリー：Excel Books India。
3. Cabrera、A.およびPelayo、N.（2001）。言語とコミュニケーション。カラカス：全国。
4. Bolaños、B.（1996）。文章のコミニュケーション。サンホセ：EUNED。
5. Suttle、R.（2017年9月26日）。書かれたビジネスコミュニケーションの種類。bizfluent.comから取得。
6. Sckool。（2017年2月7日）。書面によるコミュニケーションの3つの主要な要素。sckool.orgから取得。
7. MSG。（s / f）。書面によるコミュニケーション-意味、利点、欠点。managementstudyguide.comから取得。
8. ビジネスコミュニケーション。（s / f）。書面によるコミュニケーションの長所と短所。thebusinesscommunication.comから取得。
9. ビジネスコミュニケーション。（s / f）。ビジネスにおける書面によるコミュニケーションの短所。bizcommunicationcoach.comから取得。