事務局長は、企業や組織における高位の従業員に最大限のサポートを提供するのに役立つ仕事や職業です。彼は、幹部のスケジュールを整理および維持し、多種多様な管理タスクの実行を支援する責任者になります。
目標は、割り当てられたすべての管理タスクがタイムリーかつ効率的な方法で実行されるようにすることで、ビジネスの全体的な効率に貢献することです。秘書とは、管理サポートを提供する人です。彼らは、書き込みとファイリング、電話への応答、メッセージの送信などのタスクを実行できます。
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一方、事務局長、または事務補佐員も、オフィスの調整、製品の調査、サプライヤーとのやり取り、製品の注文、およびデータベースの作成とともに、これらのアクティビティの一部を実行します。 。
幹部秘書は、高レベルの機能を実行し、オフィスの生産性を向上させるため、通常、秘書よりも高い給与を受け取ります。
必要なプロファイル
-経営管理または関連分野の学士号
-幹事秘書または同様の管理職としての確かな経験。
-Microsoft-Officeを包括的に処理する能力、およびERPシステムなどのバックオフィスソフトウェアに精通している必要があります。
-オフィス管理と基本的な会計手順、および業界で使用される関連する技術用語に関する深い知識。
-基本的な調査方法と報告手法に関する知識。
-優れた組織力と時間管理能力。
-優れたコミュニケーション能力と交渉力。
-整合性と機密性。
幹事秘書は、優れた時間管理スキルとマルチタスク能力を備えた迅速な専門家でなければなりません。エグゼクティブが他のタスクを心配することなく経営責任に集中できるのは、仕事に対する勤勉さと能力です。
多くのマネージャーは、日常のタスクを調整し、スケジュールどおりに保つために、秘書に大きく依存しています。マネージャーの時代の執事としてのタクトとアサーティブネスは必須です。
必要なスキル
幹事秘書は、ライティング、文法、スペル、句読点などの基本的なスキルに習熟している必要があり、オフィス機器およびワードプロセッシング、スプレッドシート、グラフィックスなどの一般的なソフトウェアアプリケーションの使用経験が必要です。
同様に、彼らには優れた時間管理スキルと、さまざまな責任を効果的に処理する能力が必要です。
一方、幹事秘書には、優れた判断力、外交、裁量、自律的に問題を解決する能力など、他の資質も必要です。
人々と交流し、レポートを書き、出版物をレビューするには、強力なコミュニケーションスキルが必要です。
積極的に聞く
他の人が言っていることに完全に注意を払い、行われているポイントを理解するために時間をかけ、必要に応じて質問し、不適切な時間に中断しないようにする方法を知る必要があります。
読解
仕事に関連するドキュメントの文章と段落の完全な理解。
時間管理
自分の時間と他の人の時間の両方を効率的に管理する方法を知っています。
話し方を知っている
情報を効果的に伝えるために、他の人と明確に話します。
書き込み
聴衆のニーズに応じて、書面で効果的なコミュニケーションをとります。
批判的思考
発生する問題に対する解決策、結論、または代替アプローチの長所と短所を特定できるようにするためのロジックと推論の使用。
積極的な学習
現在および将来の問題解決と意思決定のための新しい情報の意味を理解します。
コーディネーション
他者の行動に関連した行動の調整。
レビュー
改善または是正措置を講じるために、自分自身、他の人または組織のパフォーマンスを確認および評価します。
特徴
幹事秘書は小額の現金と会計を担当するかもしれませんが、予算を管理することもできます。Webサイトで記事を公開できますが、Webサイトを設計および管理することもできます。
レポート機能用に設計して使用したスプレッドシートにデータを入力できます。
事務局長は管理スタッフを監督することができます。多くの場合、CEOに直接報告し、1人以上の上級幹部を支持することがあります。
責任
幹部への注意
-幹部の議題を維持し、アポイントメント、理事会、会議などの計画を支援します。
-会議に参加して、会議の議事録と議事録を準備し、編集、書き起こし、配布します。
-幹部のすべての旅行手配を行います：チケットの購入、ホテルの予約、旅費の配達、関連書類の管理とレビューなど。
-義務付けられた調査を実施し、データを収集し、割り当てられたとおりに、幹部、委員会、および取締役会による検討と提示のためのドキュメントまたはレポートを準備します。
-機密文書を処理し、保護された安全な状態を保ちます。
内部と外部の相互作用
-電話を受信してフィルタリングし、都合の良いときに適切な人に転送します。
-すべての受信または送信通信（電子メール、手紙、ファックス、パッケージなど）を管理、優先順位付け、配布し、受信したメモ、プレゼンテーション、レポートを読んで分析し、重要性を判断して配布を計画します。
-日常的な問い合わせを含む通信への応答を準備します。
-事務用品の使用を監視し、サプライヤーと条件を交渉して、注文の収益性を高めます。
-役員、委員会、取締役会に代わって、個人、特別利益団体などと会合します。
-訪問者を歓迎し、特定の人々にアクセス権を与えるべきかどうかを決定します。
管理サポート
-電子および紙の記録をファイルに保存し、情報を整理して簡単にアクセスできるようにし、すばやく検索できるようにします。
-ワードプロセッシングソフトウェア、スプレッドシート、データベース、プレゼンテーションを使用して、請求書、レポート、手紙、財務諸表、その他のドキュメントを準備します。また、会計処理に対応する支援を提供します。
-管理システムの保守や基本的な会計タスクの実行など、一般的なオフィスタスクを実行します。
-役員を支援するための記録や予算などのオフィスサービスを調整および指示する。
-オフィスの従業員と組織の両方の管理ポリシーと手順を確立し、監督します。
-運用方法と手順を確認して、ワークフロー、報告手順、経費などの領域で改善できるかどうかを判断します。
-他の管理担当者を監督および訓練します。
参考文献
- 実行可能（2018）。事務局長の仕事の説明。取得元：resources.workable.com。
- ベス・グリーンウッド（2018）。秘書と事務局長の違い。仕事-Chron。取得元：work.chron.com。
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- Hrvillage（2018）。事務局長の仕事の説明。hrvillage.comから取得。
- BSR（2018）。事務局長の責任。取得元：bestsampleresume.com