管理アシスタントの機能は、企業が開発する通常の活動への支援と付随のタスクです。したがって、それらは同じの効率的な操作に不可欠です。
これらの活動は通常、彼らが働いている会社の事業領域によって異なります。たとえば、法律事務所などの専門的なオフィスでは、アシスタントは通常、特定のアクティビティを実行するための特定のトレーニングを受けます。
ただし、オフィス内の情報の配布と管理を中心に展開するすべての領域に共通する機能があります。これには、ドキュメントの管理、アーカイブ、イベントの整理が含まれます。
しかし、これらの活動ははるかに広範囲になる可能性があります。場合によっては、管理アシスタントも会計情報の処理を担当し、会社の技術リソースの運用を保証する必要があります。
管理アシスタントの7つの主な機能
1-ドキュメント管理
管理アシスタントの主な機能の1つは、オフィスのメンバーがドキュメントとファイルを管理できるようにすることです。
通常、このタスクはファイルの保管、編成、および管理に関連しています。
ただし、場合によっては、ドキュメントの作成、編集、および確認が必要になることもあります。
一部の企業では、手紙やメモのディクテーションを取り、行われた会議の議事録を記録することさえ求められます。
法律事務所の場合など、場合によっては、これらの機能を実行するために特別なトレーニングが必要になります。管理アシスタントは、用語と法的手続きを理解する必要があります。
一方、医療分野で働く管理アシスタントは異なるスキルを必要とします。彼らは、患者に対処し、医療報告書を読むために必要な訓練を受けている必要があります。
2-イベント企画
多くの場合、オフィスのイベント計画は、管理アシスタントの責任です。この責任の規模は、会社の規模に応じて変動する可能性があります。
イベントは、単なる会議やビジネスランチの場合もありますが、大規模な会議や企業のパーティーの場合もあります。
どちらの場合も、出席者はイベントに関連するすべての基準を管理する必要があります。
これには、ベンダーへの連絡、予約、メニューの選択、装飾が含まれます。ただし、必要に応じて、出席者、講演者、講師への連絡、招待、確認も含まれます。
3-ユーザーと訪問者への対面の注意
カスタマーサービスは通常、管理アシスタントの最も一般的なタスクの1つです。注意が集中する対象者は、常に会社の規模とビジネスの方向性に依存します。
一般に直接サービスを提供する中小企業の場合、管理アシスタントは顧客との出会いを求められる場合があります。
これが発生した場合、彼らの仕事は会社の施設を通過する間に彼らを導き、奉仕することを目的としています。
大企業では、管理アシスタントはパートナーや大規模なサプライヤーなど、別の性質の訪問者に出席する必要があります。
この場合、彼らの使命は、彼らの議題の遂行と会社の経営陣または他の分野とのミーティングにおいて彼らを導くことです。
4-電話と仮想注意
カスタマーサービスのカテゴリには、電話および仮想支援が含まれます。電話による支援の場合、クライアントとパートナーのオリエンテーション、およびアジェンダの編成と管理が含まれます。
事実上の注意に関しては、タスクは会社が顧客サービスまたは情報管理のために提供するチャネルに依存します。
場合によっては、必要に応じて、電子メールの処理、メッセージへの返信、メッセージの転送、アーカイブが含まれます。
他の場合では、仮想通信チャネルがより多様である場合、チャットシステムを介して公衆に出席することや、会社のソーシャルネットワークを介して質問に答えることなど、他のタスクが含まれる場合があります。
大企業では、これらのコミュニケーションチャネルへの参加に特化した担当者がいるのが普通です。企業が小規模な場合、このタスクは多くの場合管理アシスタントに任されます。
5-議題の管理
議題の管理は、管理アシスタントにとって最も重要なタスクの1つであることがよくあります。
この責任には、面会またはオンラインで予約や会議のリクエストを受け取り、定義された基準に従って議題に整理することが含まれます。
また、社内外の会議、昼食、出張のスケジュールも含まれます。
後者の場合、必要に応じてフライト、ホテル、レストラン、会議室を予約するのもアシスタントの責任です。
6-会計
管理アシスタントは、社内で発生する費用の監視と記録を担当する場合があります。これらの職務は、特定の費用をスプレッドシートに記録するように、単純な場合があります。
場合によっては、アシスタントはより複雑なタスクの開発のためのトレーニングを受ける必要があります。たとえば、あなたの責任には、経営陣への会計報告が含まれる場合があります。
通常、これは会社の規模によって異なります。大企業には通常、より専門的な役割があります。これらでは、会計情報はその目的のために雇われた人によって管理されます。
ただし、管理アシスタントの基本的なスキルの1つは、Microsoft Excelなどのオフィス会計ソフトウェアを習得することです。
7-技術管理
技術リソースの管理も、管理アシスタントの機能の一部です。この意味で、あなたの責任は、会社の運営に必要なすべてのツールが適切に機能することを保証することです。
これには、コンピュータ機器に含まれる情報のバックアップコピーの作成、ウイルス対策の更新などが含まれます。
一方、プロジェクターやラップトップなどの機器の管理が含まれます。
それはまた、その責任下にある活動の通常の開発に必要な機器の修正と保守を意味します。
これは、管理アシスタントが技術的な知識を持っている必要があるということではありません。その仕事は、後退を避けるために機器のメンテナンスを定期的に実行する技術担当者を雇うことに特にあります。
参考文献
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- Pffefer、J.（2016）。医療事務アシスタントは何をしますか？から回復：rasmussen.edu
- Study.com。（SF）。管理アシスタントの職務。回収元：study.com