秘書の主な機能には、議題の管理、一般への奉仕、機密情報の取り扱いなどがあります。オフィスでの行政支援業務を担当するのがこの人です。
最も一般的なのはそれを行使するのは女性であるが、この立場は男性または女性によって保持されることができる。
彼らは通常、取締役、マネージャー、社長など、社内の特定の階層を持つ人々の機密事項を担当します。それは彼らが彼らが働いているエグゼクティブの右手になります。
会社が小さい場合、秘書の主な作業負荷は、基本的なオフィスタスクに関連しています。
世界のいくつかの国は彼の年に彼の仕事に感謝し、祝うために特別な日を捧げます。たとえば、コロンビア、ペルー、メキシコでは秘書の日は4月26日、ベネズエラでは9月30日です。
秘書の7つの主な機能
秘書の仕事は、上司にサポートとコラボレーションを提供して、遅れや気を散らすことなく、組織内で自分の役割を完全に果たすことができるようにすることです。
会社の性質は秘書に必要な仕事の種類に影響を与えますが、彼女の主な機能は次のとおりであると言えるでしょう：
1-議題管理
彼女が働いている人の議題を最新に保つことは、秘書の責任です。そこでは、すべての仕事上のコミットメントと、時には個人的なものを反映する必要があります。
また、雇用主が関係している必要があるすべての人々および機関のデータの記録を保持する必要があります。
秘書の議題は、彼女が働いている幹部の業務ログとして役立つことがよくあります。
2-一般への注意
公衆への注意は、秘書が実行しなければならない最も基本的なタスクの1つです。あなたは電話に応答し、その理由と、雇用主が問題を効果的にフォローアップできるようにするすべてのデータを記録する必要があります。
彼はまた、オフィスで訪問者を受け入れる人でもあります。このため、秘書が職場の企業イメージと一致するイメージを維持することが重要です。
彼の役割は、挨拶して訪問者を友好的に待つだけでなく、組織の文化と会社の内部プロセスに関する最初の指示とガイドラインを与えることでもあります。
3-文書管理
秘書は上司からの通信を受信して処理する人物であることに加えて、雇用主の手紙、通知、メモ、および電子メールのほとんどを書き込み、読み取り、返信、およびファイルします。
このためには、より迅速かつ迅速にそのようなドキュメントを準備できる特定のソフトウェアアプリケーションを使用する必要があります。
これらのコンピテンシーの具体性は、作業する領域で必要な作業のタイプによって異なります。
秘書は、上司の連絡先データベースと書面の通信文書を管理し、会議の議事録やオフィス内で関心のあるその他の文書を管理します。
重要な会議で議論される問題に通常注意を払うのは秘書です。
4-機密情報の管理（内部および外部）
優れた秘書を区別する機能の中には、彼女が働いている会社または機関の運営のためのすべての非常に重要な情報を適切かつ効率的に処理することが含まれます。
たとえば、政府機関がいつでも要求する可能性のある法的文書を管理する必要があります。
また、環境から、または会社に関連するあらゆるアクターからの情報にアクセスできます。この情報は、慎重に、効率的かつタイムリーに管理する必要があります。
5-オフィス組織
秘書は、オフィス機器および家具（電話、コピー機、プリンター、プロジェクター、家具、ファイリングキャビネットなど）を操作および保守する必要があります。
彼は、消耗品と事務機器の在庫を管理する人物です。また、必要なときに情報をすぐに利用できるように、物理ファイルシステムと電子ファイルシステムを順番に保持します。
秘書は通常、社外の人々が施設に入るときに最初に目にするものの1つであるため、クリーンで整理されたワークスペースが必要です。
6-プレゼンテーションの準備
通常、エグゼクティブは情報を要約してランク付けするプレゼンテーションの形式でレポートを提示する必要があります。この仕事のために、彼は通常秘書に助けを求めます。
事務局にいる人は、そこに表示される情報が上司が共有したいデータを正しく反映していることを確認する必要があります。
また、それがスペルミスのないプレゼンテーションであり、会社のグラフィックアイデンティティと一致していることにも注意する必要があります。
7-行政監視
彼女が働く会社または機関の資産を管理するために必要なポリシーと手順が守られていることを認識することは、秘書の責任でもあります。
上司の階層レベルによると、秘書は予算操作の詳細を反映するデータの正確さを検証できます。
秘書は、管理コントロールとオフィス内のリソースの適切な管理を管理する必要があります。
バーチャル秘書
オンラインでの仕事が増えるにつれ、オンラインの秘書や仮想アシスタントの姿が現れます。
これらの秘書は、上記のほとんどのタスクをリモートで実行します。これらの場合、秘書は時間単位またはプロジェクト単位でサービスの料金を請求します。
参考文献
- マネーカルチャー（2015）。秘書の4つの主要な機能。回収元：comofuncionaque.com
- コケミュラー、ニール（s / f）。秘書の職務一覧。から回復：work.chron.com
- Pymex（2016）。事務局長の機能と責任。から回復：pymex.pe
- 今すぐボランティア（s / f）。秘書の役割は何ですか？回収元：diycomitteeguide.org
- ウィンダミア、アンナ（s / f）。秘書のマネージャーのアシスタントとしての機能は何ですか？から回復：pyme.lavoztx.com