ドキュメントのライフサイクルは、ファイルの耐用年数が経過する一連の段階で構成されます。これらのフェーズは、ドキュメントの作成から、そのすべての使用と変更に至るまで、破棄または永久にアーカイブされる瞬間までの範囲です。
ドキュメントのライフサイクルの概念は、第二次世界大戦後のアメリカで作成されました。これは、蓄積された多数のファイルを処理する適切な方法を見つける必要があったためです。
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各分野は、その焦点とアーカイブの性質を考慮して、ドキュメントのライフサイクルに異なる方法でアプローチします。たとえば、法的文書のライフサイクルは、学術文書のライフサイクルとは異なる場合があります。
どちらの場合も、ドキュメントを保持する期間、保存方法、正しい使用方法についての考慮事項は異なります。同様に、そのライフサイクルの段階に対するさまざまなアプローチもあります。
たとえば、会社や政府機関の年齢が原因で価値のない文書がある場合があります。ただし、これらの同じアーカイブは、博物館にとって歴史的価値が高い場合があります。
もう1つの根本的な違いは、アナログドキュメントとデジタルドキュメントの違いです。重要性はドキュメントの内容にありますが、デジタルファイルの存在は、その取り扱いとライフサイクルの段階における特殊性を意味します。
文書の3つの時代
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1972年、歴史家のカルロスウィフェルスが三世の理論を提案しました。これによると、ドキュメントは、その使用が変換される重要なプロセスを持つオブジェクトです。
一般に、ドキュメントは作成直後と指定された期間、集中的に使用されます。ただし、時間の経過とともに、この使用は、アーカイブまたは破棄されたために完全に停止する瞬間まで減少します。
Wyffelsによれば、すべてのドキュメントが通過するこのサイクルは、管理年齢または活動年齢、中間年齢または半活動年齢、非活動年齢または履歴年齢の3つの年齢に分けられます。
行政年齢または活動年齢（管理ファイル）
ドキュメントのアクティブ期間を指します。作成の瞬間から始まり、さまざまな段階を経て、頻繁に相談、転送、共有されます。
たとえば、公共料金の管理年齢は、それが生成されたときに始まります。その後、限られた時間、郵便配達員が配達またはメールで送信している間、確認時、および支払い時に移動し続けます。
中間または半活動年齢（中央ファイル）
それは、ドキュメントが作成されたその有用性を失ったその期間です。したがって、それは行政時代のようにアクティブに使用されていません。ただし、保存されるため、頻繁に参照することはできません。
たとえば、光熱費の中間年齢は、支払い後にフォルダに保管されたときに始まります。二度と相談されることはほとんどありませんが、問題が発生した場合に備えてファイルに残されます。
ドキュメントのセミアクティブライフは、ドキュメントのタイプとコンテキストに応じて変化する可能性があります。たとえば、法的文書は公共料金よりも有効期間が長い場合があります。
非活動年齢または歴史的年齢（歴史的アーカイブ）
アーカイブの最終期間を指します。ただし、すべてのファイルが同じ宛先を持っているわけではありません。それらの性質に応じて、それらは歴史的なものにすることも破壊することもできます。
歴史的アーカイブは、文化的または研究的価値のあるアーカイブです。したがって、この段階では、できるだけ完全に保存するための保存方法が求められます。
ドキュメントのライフサイクルの段階
3つの時代の理論は、すべてのドキュメントが通過する基本的なフェーズを一般的な方法で確立します。ただし、ドキュメントの有用性と処理を定義する他のより具体的な段階もあります。
ドキュメントが通過する段階は、その値、使用方法、およびコンテキストによって異なります。これらの特性に応じて、どのフェーズを通過する必要があるか、および各フェーズの技術的および管理的規定は何かが決定されます。
これらは、ドキュメントがその耐用年数を通じて通過する主な段階のいくつかです。
1-Creation：印刷またはデジタル形式のドキュメントの作成で構成されます。
2-ストレージ：ドキュメントが作成された形式に従って、物理的またはデジタル的に保存されます。プロセスの一部である場合、デジタル化の段階も考慮される場合があります。
3-分類：各コンテキストで確立されたパラメーターに従って、ドキュメントの編成、分類、またはインデックス付けを指します。
4-転送：文書の特性に応じて、文書の送信や配信を指します。現在、これは、場合によっては、郵送による配達または電子メールによる配達を指します。
5-配布：この段階は、公共の使用または必要があるドキュメントを指します。したがって、作成された後、特定のグループの人々に開示する必要があります。
6-共同使用：現時点では、ファイルを共有して使用および編集できるように配置できます。このステージは最近登場したもので、デジタルドキュメント専用です。
7-コンサルテーション：ドキュメントを参照できるようにドキュメントを整理する段階を指します。このプロセスの間、情報へのアクセスが予想される一般市民によっては、セキュリティやアクセシビリティの規定が非常に重要になります。
8-アーカイブまたは破棄：これは、すべてのドキュメントのライフサイクルの最終段階です。保存するのに十分な歴史的価値があるか、逆に破壊されるかが決まった瞬間に相当します。
手段
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