あなたが習得する最も重要な15のオフィス機能 - ジョブ - 2025

オフィス機能、それが支配的には、企業、組織や機関の職員によって行わ行政活動している、と同じの動作に必要です。効率的に行われた場合、結果は通常、不十分に行われた場合よりもはるかに良くなります。

国や地域によって異なりますが、通常、事務作業は月曜から金曜までの午前8時または9時に始まり、午後4時または5時まで続く定期的なものです。

ほとんどのオフィスでの仕事には、流暢な口頭でのコミュニケーション、文書作成、ファイリング、およびコンピューター、コピー機などのオフィス機器の使用経験などの基本的なスキルが必要です。

想定される地位または責任のレベルに応じて、技術、大学、または第4レベルの教育を受ける必要があります。

習得する本社機能

1-計画

これは、組織的な方法と構造がビジネスプランにどのように貢献できるかを定義することからなるため、最初で最も重要なタスクです。

これらの方法を後でチームメンバーに分散するタスクで指定するのに役立つ技術ツールがありますが、適切な計画を立てるだけで、すべてが最終的にビジネス目標に追加されることを保証できます。

一般的な計画では、明確なビジネスビジョンと社内の特定の階層レベルが必要ですが、各チームメンバーは、確立された目標と期限を達成できるように作業を計画する必要があります。

2-転写および/またはレポート作成

オフィスで働く人々の時間を毎日占有するタスクは、メディアを問わず、その機能をサポートまたは詳細に説明するレポート、または他の同僚に詳細（背景、進捗状況、結果、長所および特定のプロジェクトの短所など）。

これらのドキュメントは、将来の監査やレビューのために、そのオフィスが属する組織の活動の記録としても役立ちます。

3-会議に参加する

彼らは作業チームのメンバー間のミーティングであり、そこでは進行中のプロジェクトについてアイデアが交換され、新しい提案が提示され、プレゼンテーション、レポート、またはレポートが共有されます。

通常、彼らは全員を共通の目標の達成に向けて調整し、それぞれに役割、タスク、期限を割り当てるという目的を持っています。また、タスクのパフォーマンスで発生した可能性のある問題を解決するのにも役立ちます。

彼らは通常、非常に定義された周波数、期間、ダイナミクスを持っています。同様に、それらで議論されていることは通常、提出のために数分または数分で記録されます。

組織によっては、毎日会議を開催する組織もあれば、週に数日会議を開催する組織もあれば、2週間ごとに会議を開催する組織もあれば、毎月開催する組織もあります。会議の頻度は、各企業とそのニーズによって異なります。

4-会議のスケジュール

それは、特定の場所と時間に一致するように会議に参加しなければならないすべての人々の議題を調整することです。

これは困難な作業になる可能性があるため、テクノロジーに依存することは良い考えです。ScheduleOnceなどのアプリケーションを使用すると、会議を自動的にスケジュールして、招待者が利用可能な日付を確認し、都合のよい時間を選択できるようになります。

5-会社のメールを確認する

時間がかかる作業です。2016年に発行されたアドビのレポートは、1,000人を超える従業員の自己管理調査の結果であり、仕事のメールのチェックに毎週平均20.5時間を費やしていることがわかりました。

電子メールの分類、読み取り、および返信は非常に一般的なコミュニケーション形式であり、プロジェクトまたは組織プロセスに関連するファイルや印象の交換を可能にします。

企業はメールを管理するためのより効率的な方法を常に模索していますが、GmailのSmart Labelなどのアプリケーションも存在します。

このタスクを合理化するもう1つの方法は、標準の電子メールテンプレート、または最小限の変更でさまざまな受信者にさまざまなタイミングで送信できるテキストを組み込むことです。

6-財務管理

このタスクでは、商品やサービスの購入と販売において、お金がライフサイクルを確実に満たす必要があります。すべての請求書を提出、投稿、支払い、発送します。もちろん、これだけを行うオフィスもあります。

また、この活動には、問題の組織に関係する法的枠組みに問題がないように、財務勘定と法的文書を最新の状態に保つことが含まれます。

7-ロジスティクス

この機能により、会社の作業に関連するすべての商品が倉庫や顧客との間で輸送されます。また、サプライヤーと連絡を取り、新製品を製造するための原材料を入手することも含まれます。

この機能の目的は、商品化する商品またはサービスの生産を継続するために必要なすべてを会社が所有していることを保証することです。

8-注意を喚起する

オフィスでは、クライアント、サプライヤー、および同僚同士のコミュニケーション手段であるため、電話への応答も必要です。

簡単な作業のように見えますが、社外の誰かがイメージに関連付ける声になる可能性があるため、特定のプロトコルが必要です。したがって、礼儀のルールが尊重され、制度的な口調が維持され、声の量と使用される語彙が適度であることが重要です。

この機能を実行するときに見落とされることがあるもう1つの重要な情報は、電話の向こう側にいる人について可能な限り多くのデータを書き留めることです。これにより、会社の連絡先データベースに情報が提供され、電話での会話中に話し合われた問題を正しくフォローアップできるようになります。

9-ファイル構成

オフィスで実行されるほとんどのタスクは、請求書、メモ、分、分、販売レポートなどのドキュメントを生成します。

デジタルでも紙でも、ビジネスの重要性のレベルに応じて、カタログ化、アーカイブ、保護を担当する必要があるのは、大量の情報です。

まさにこの最後のポイント、つまり情報保護の問題は、多くの組織にとって頭痛の種となっている問題です。そのため、ファイルのセキュリティとデータの転送を提供するツール、プロトコル、手順が増えています。組織内の機密データ。

外部ハードドライブが使用される場合もあれば、Microsoft OneDrive、Googleドライブ、Apple iCloudなどの「クラウド」にこれらのケースやストレージプラットフォーム用の特別なサーバーがある場合もあります。

10-会社のメールの配信

非常に高度な学術トレーニングは必要ありませんが、優れた組織、責任、緊急性を必要とするタスクは、オフィス内の通信の分散です。

設計のスケッチ、銀行から送信されたクレジットカード、サプライヤーからの請求書、または政府機関からの応答書は、従業員が待機している可能性があるドキュメントの一部であり、その上で他の多くのプロセスが行われます。会社の。

11-カスタマーサービス

この機能は、会社が提供する製品またはサービスに関する質問または苦情を顧客に物理的に提供することで構成されます。

12-ドキュメントの印刷とコピー

これは、物理的に保管する必要のある文書を印刷するか、複製して保管するか、会社の従業員に配達する必要がある文書のコピーを作成することで構成されます。

13-候補者インタビュー

これは、人材選択プロセスのタスクの1つです。それらは、個別に、またはグループで、つまり単一の候補者または複数の候補者に焦点を合わせて実行できます。

14-消耗品および事務用品の購入

事務用品はその効率のために不可欠です。文房具、プリンターインク、パッケージ、紙などは常に用意しておく必要があるため、管理担当者が必要です。

15-管理機能

企業が安定性を維持し、ビジネスの成功を収めるためには、管理手順が不可欠です。法的問題、事務処理、およびその他の官僚的制度を認識することは、これらの機能の一部です。

参考文献

1. オードラビアンカ（s / f）。オフィス組織と計画のヒント。回収元​​：smallbusiness.chron.com。
2. ビズトレンド（2015）。自動化できる7つのオフィスタスク。から回復：es.sba.gov。
3. Dewei Caitlin（2016）。仕事のメールで何時間を無駄にしましたか？私たちの憂鬱な計算機をお試しください。から回収されました：washingtonpost.com。
4. ローリー・リーブス。オフィスで働く仕事のリスト。から回復：work.chron.com。
5. オフィスアシスタントの機能 learn.orgから回復しました。
6. 人々は正確にオフィスの仕事で何をしますか。から回復：reddit.com。